Ongoing Feedback

Unser hochfrequentes ‚VUCA Feedback Tool‘ für pointierte und intensive Personalentwicklungsprozesse

Ongoing Feedback: Was ist das?

Unter Ongoing Feedback verstehen wir einen innovativen Feedbackmodus, bei dem

in regelmäßigen, festgelegten Abständen (z. B. monatlich oder 1x im Quartal) und
mit einem meist kurzen Fragebogen (oft <10 Einzelaussagen)
Rückmeldungen von besonders relevanten Menschen aus dem beruflichen Umfeld erhoben werden

Ongoing Feedback verfolgt die Zielsetzung, ein intensives Feedback bereitzustellen. Besonders sinnvoll ist das Ongoing Feedback in Ergänzung zu (bzw. im Nachgang von) einem traditionellen 360° Feedback.

Diese Form von kontinuierlichem und regelmäßigem formalen Feedback, die häufigere Gespräche über Ziele und Arbeitsleistung zur Folge hat, kommt den sich verändernden Bedürfnissen der Menschen in Organisationen in Zeiten von zunehmender Volatility (Unbeständigkeit), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit), kurz „VUCA“ entgegen. Führungskräfte und Mitarbeiter lernen dadurch, diese regelmäßigen Impulse für die persönliche Weiterentwicklung zu nutzen.

Evas Feedback Journey – Ablauf eines proto-typischen Ongoing Feedbacks

Das Ongoing Feedback von Eva ist ein typisches Beispiel für einen erfolgversprechenden Feedbackprozess. Eine günstige, wenn nicht sogar notwendige, Voraussetzung ist, dass unsere fiktive Feedbackempfängerin Eva aus sich selbst heraus eine Veränderung im eigenen Verhalten anstrebt, dies bislang aber noch nicht hat umsetzen können. Nicht selten resultiert diese intrinsische Veränderungsmotivation aus einem zuvor durchgeführten 360° Feedback. Eva hat sich dafür entschieden, für ein Jahr ihren Fokus auf ein bestimmtes Verhaltensmuster zu legen, dass ihr in der Vergangenheit immer mal wieder Chancen zunichte gemacht hat. Insbesondere für die nächsten Karriereschritte wird auch von ihrem Umfeld erwartet, dass sie reifer mit Konflikten umgeht. Die regelmäßigen FeedbackLOOPS führen dabei zu drei wesentlichen Effekten:

Gesteigerte Selbstreflexion. In jeder FeedbackLOOP werden Fremd- und Selbstbild einander gegenübergestellt und der Blick auf die eigene Person schärft sich.
Gesteigerte Motivation am Thema zu arbeiten (in unserem Beispiel: Konfliktverhalten), denn die Erfolge von Verhaltensänderungen werden zeitnah in der Ergebnisaufbereitung visualisiert und durch konstruktive Kommentare der Feedbackgeber ergänzt.
Gesteigerte Aufmerksamkeit des Umfeldes (Kollegen, Mitarbeiter, Vorgesetzte) resultiert häufig in zusätzlichem Feedback und hilfreichen Gesprächen auch außerhalb des „Ongoing Feedback“-Tools.

Eva entschied sich für insgesamt vier FeedbackLOOPS im Zeitraum eines Jahres, denn eine zu häufige Frequenz kann im Resultat zu Befragungsmüdigkeit bei den Feedbackgebern führen, also zu einer gewissen Unlust am Feedbackprozess teilzunehmen. Dies gilt es, zu vermeiden.

Was leistet unser Ongoing Feedback-Tool?

Funktionsbeschreibung:

Der Itempool kann an Kundenbedarfe angepasst werden bzw. auf dem unternehmenseigenen 360°-Fragebogen basieren.
Fokussierung auf einige wenige Verhaltensaspekte durch gezielte Auswahl von Items (Fragebogenaussagen).
Eigene Items können hinzugefügt werden.
Feedbackgeber können in sinnvolle Gruppen unterteilt werden, damit die Ergebnisse besser interpretierbar sind.
Feedbackgeber können jede Bewertung mit einem Freitextkommentar konkretisieren.
Besonders nützliche Feedbacks können als solche markiert und dem Verfasser (ohne Auflösung von dessen Anonymität) zurückgemeldet werden (Feedback zum Feedback).
Live Darstellung der Ergebnisse, wobei Auswertungsregeln zu Wahrung der Anonymität der Feedbackgeber berücksichtigt werden können.

Abgrenzung zu anderen Feedback-Instrumenten für die Personal-/Führungskräfteentwicklung

Das Ongoing Feedback ist vom etablierten 360° Feedback anhand der nachfolgend aufgeführten Merkmale gut abgrenzbar.

	Traditionelles 360° Feedback	Ongoing Feedback
Inhalte	Vorgegebene Inhalte, dafür bessere Vergleichbarkeit	Individuellerer Fragebogen; auch eigene Fragen können formuliert werden
Frequenz	Zumeist jährlich oder alle zwei Jahre	Anlassbezogen: wöchentlich, monatlich oder quartalsweise
Initiierung	Oft zentral durch HR-Abteilung oder Unternehmensleitung	Dezentral durch die Führungskraft, einen Coach oder sogar durch die Feedbackempfänger selbst
Umfang	lang	kurz
Technik	online und/oder Pen & Paper	ausschließlich online

Darüber hinaus muss das Ongoing Feedback von anderen innovativen Feedback-Varianten abgegrenzt werden:

Instant Feedback: Spontane Umfrage ohne thematische Vorgaben und auf Basis frei verfügbarer Befragungs-Tools. Diese Procedere berücksichtigen in der Regel keinerlei Forschungserkenntnisse zur Wirkung von Feedback im Kontext der Personalentwicklung und setzt umfassendes Befragung-Know-How voraus. Die Ergebnisse liegen unmittelbar vor.
Always-on Feedback: Beim Always-On Feedback sind die Feedbackempfänger ständig der Situation ausgesetzt, dass sie digital bewertet werden könnten – der Feedbackkanal ist zu jeder Zeit geöffnet. Dafür bedarf es keiner expliziten Initiierung durch die Feedbackempfänger. Crews & Captains bietet auch diesen Feedbackmodus an.
Kudo Feedback: Ein Merkmal dieser Feedbackvariante ist, dass Feedbackempfänger von anderen sogenannte virtuelle Kudos (von griechisch: κῦδος (kydos) für Ruhm, Ehre) zum Beispiel in Form von Badges („Lieblingskollegin“) erhalten, die Wertschätzung zum Ausdruck bringen sollen. Es wird nur eine Facette von Feedback berücksichtigt, wodurch sich kein vollständiges Bild ergeben kann. Für eine gezielte Personalentwicklungsplanung ist das Kudo-Feedback demnach nicht geeignet und kann nur eine ergänzende Rolle spielen.

Eine differenzierter Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Feedback-Modi kann im Review-Artikel „Feedback-Trends in Organisationen: 360°, Ongoing, Instant, Always-on und Kudo“ von Holtmeier, S., & Mertin, I. (2020) nachgelesen werden.