360° Feedback Fragebogen: Entwickeln Sie ein relevantes, fokussiertes und änderungssensitives Instrument

Der Fragebogen beim 360° Feedback macht den Unterschied:

Entwickeln Sie ein relevantes, fokussiertes und änderungssensitives Instrument

360° Auswertungsgespräche sind wesentlich für den Erfolg der Methode!

Als 360° Feedback-Anwender müssen Sie sich zunächst entscheiden, ob Sie auf einen existierenden und wissenschaftlich fundierten 360°-Fragebogen zurückgreifen, oder lieber einen eigenen Fragebogen, angepasst an Unternehmenskultur und -strategie, entwickeln wollen. Für generische Anforderungen, z. B. an Führungskräfte, kann es legitim sein, auf entsprechende Standardinstrumente zurückzugreifen. Nach Möglichkeit sind jedoch nach unserer Überzeugung unternehmensspezifische Entwicklungen (bzw. Anpassungen) zu bevorzugen.

In diesem Knowledge-Base-Beitrag erfahren Sie, auf was Sie bei der Formulierung von Items (Aussagen) achten sollten und wie Sie aufgrund der Gestaltung des Fragebogens (Stichwort: Feedback-Dreiklang) besonders viele konkrete und nützliche Hinweise für die jeweiligen Feedbackempfänger generieren können. Wir weisen darüber hinaus darauf hin, dass 360° Feedbacks regelmäßig wiederholt werden müssen, um die gewünschten positiven Effekte erzielen zu können. Positive wie negative Entwicklungen sollten im Rahmen der Ergebnisaufbereitung im Zeitverlauf dargestellt werden.

Nach Church, Fleenor, Bracken und Rose (Handbook of Strategic 360 Feedback, 2019) lassen sich evidenzbasiert die folgenden Empfehlungen für die Fragebogenentwicklung zusammenfassen:

8 Tipps zur Entwicklung eines 360°-Fragebogens

Tätigkeitsbezug
Die Items des Fragebogens sollten einen starken Bezug zur konkreten Tätigkeit der Feedbackempfänger aufweisen. Ggf. ist es sinnvoll, mehrere Fragebogenvarianten für unterschiedliche Zielgruppen zu entwickeln.
Verständlichkeit
Die Items müssen eindeutig und verständlich formuliert sein. In der Praxis finden wir häufig Aussagen, die mehrere Verhaltensaspekte in einem Item zusammenfassen, was deren Beantwortung erschwert.
Passung zur Unternehmenskultur
Die Items sollten in der „Sprache des Unternehmens“ formuliert sein.
Beobachtbarkeit
Die Items sollten sich auf beobachtbares Verhalten beziehen, denn an diesen Beispielen können Feedbackempfänger am einfachsten und am schnellsten etwas verändern. Die Aussagen sollten deswegen möglich spezifisch und nicht generisch formuliert werden.
Relevanz
Die Items müssen in einem möglichst engen Zusammenhang zur Arbeitsleistung stehen, damit ihre Relevanz von allen Beteiligten leicht erkannt wird.
Interne Konsistenz auf Dimensionsebene
Der Fragebogen muss eine geeignete Faktorenstruktur aufweisen (mit ausreichend interner Konsistenz innerhalb der Dimensionen). Nur wenn diese Voraussetzung gegeben ist, ist es gerechtfertigt einzelne Fragebogenbereiche zu sogenannten Verhaltensbereichen/Dimensionen zusammenzufassen.
Veränderbarkeit
Die in Form von Items beschriebenen Verhaltensweisen sollten durch die Feedbackempfänger beeinflussbar und grundsätzlich veränderbar sein, denn das Ziel der allermeisten 360°-Feedbacks ist ganz eindeutig Personalentwicklung.
Änderungssensitivität
Die Items müssen so formuliert sein, dass Änderungen im Verhalten im Falle einer zweiten Durchführung des 360° Feedbacks auch tatsächlich gemessen werden. Dies kann z.B. erreicht werden, indem Einschätzungen zu kürzeren Zeiträumen erfragt werden oder indem explizit nach wahrgenommenen Veränderungen gefragt wird.

Der Feedback-Dreiklang

Um möglichst viele relevante und hilfreiche Hinweise in Form von Freitextkommentaren zu erhalten, haben wir einen mehrschrittigen Prozess, den sogenannten „Feedback-Dreiklang“ entwickelt, der die Akzeptanz des Ergebnisses und die Veränderungsmotivation des Empfängers in hohem Maße positiv beeinflusst.

1. Feedback quantifizieren:

Im ersten Schritt bewerten die Feedbackgeber alle Items auf Basis der verwendeten Skala.

2. Feedback priorisieren:

Im zweiten Schritt sind die Feedbackgeber aufgefordert, genau diejenigen Verhaltensweisen zu markieren, die aus ihrer Sicht eine besondere Relevanz haben. Dies können sowohl herausragende Stärken als auch Verbesserungsmöglichkeiten des Empfängers sein. Durch die Priorisierung wird es dem Feedbackempfänger leichter gemacht zu erkennen, an welchen Themen er – aus Sicht der Feedbackgeber – bevorzugt auf eine Veränderung hinarbeiten sollte.

3. Feedback erläutern:

Zu den gewählten Prioritäten formulieren die Feedbackgeber dann in einem dritten Schritt möglichst konkrete Freitexthinweise. Beispielhaft ist die folgende Instruktion, um im Ergebnisbericht maximal hilfreiche Hinweise für die Ableitung individueller Aktivitäten zu generieren.

Beispielhafte Instruktion

„Was Ihnen besonders wichtig ist…“ haben Sie auf der vorherigen Seite festgelegt. Nehmen Sie sich nun bitte Zeit, und überlegen Sie sich für diese Punkte jeweils eine Antwort auf die beiden folgenden Fragen.

Was soll Herr Mustermann aus Ihrer Sicht zukünftig ändern? Dies kann sowohl Ihr Wunsch nach “mehr davon” als auch “weniger davon” sein. Seien Sie möglichst konkret.
Welche positiven Auswirkungen hätte ein entsprechend geändertes Verhalten auf Sie oder auf andere?

Hinweis: Ihre Texte werden unverändert in den Ergebnisbericht übernommen.

Veränderungen sichtbar machen

Wiederholte Durchführungen des 360° Feedbacks sind wichtig, denn Menschen brauchen regelmäßig Feedback. Über die „richtige“ Dauer zwischen den Durchführungen gibt es unterschiedliche Meinungen. In letzter Zeit häufen sich Ansätze, die sehr hochfrequente Erhebungen als Reaktion auf die Anforderungen der „VUCA-Arbeitswelt“ (Volatility | Uncertainty | Complexity | Ambiguity) vorschlagen. Bei Crews & Captains bezeichnen wir diese Feedback-Modi als Ongoing Feedbacks, Always-on Feedback oder als Feedbackloops. In diesem Beitrag soll es jedoch um traditionell ablaufende 360° Feedbacks gehen, die selten öfter als im Zweijahresrhytmus wiederholt werden.

Veränderungen in diesem Zeitfenster müssen in der Ergebnisaufbereitung entsprechend visualisiert werden. Wir nutzen die nachfolgend dargestellte Form der Visualisierung. Die weißen Punkte stellen jeweils die Werte des 360°-Feedbacks der vergangenen Durchführung dar, die farbig ausgefüllten Punkte symbolisieren Werte der aktuellen Erhebung. Verbesserungen sind mit grünen, Verschlechterungen mit roten Pfeilen gekennzeichnet.