Sicurezza e fiducia
nel feedback a 360 gradi
Perché il feedback a 360° è un processo così sensibile
Il feedback è fondamentalmente adatto ad attaccare la nostra autostima. Alla maggior parte delle persone non piace sentire critiche in. È ovvio che tali informazioni private non devono finire in mani non autorizzate. Inoltre, le persone che criticano sono anche preoccupate (in certi casi, probabilmente con buon motivo. Chi può prevedere come verrà ricevuto il feedback e quale sarà l’eco?
Nel processo di feedback a 360°, i temi della sicurezza e della fiducia coprono quindi diversi aspetti, che tratteremo in modo più dettagliato in questo capitolo. Ad esempio, è necessario determinare se la valutazione a 360° è fondamentalmente anonima e quali persone/reparti devono avere accesso a quali dati. Per quanto tempo devono essere disponibili questi dati? Oltre a queste decisioni di processo, la protezione tecnica dei dati deve essere garantita anche in modo che solo le persone autorizzate abbiano realmente accesso. Il regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) fornisce il quadro giuridico di riferimento. Questo articolo si conclude con considerazioni psicologiche, perché anche se formalmente tutto è fatto “bene”, la fiducia nello strumento può essere danneggiata.
Anonimato dei fornitori di feedback
Per un feedback onesto e non filtrato, deve essere garantito l’anonimato delle persone che forniscono il feedback. È buona pratica comune che il feedback debba essere dato in modo volontario e anonimo. Tuttavia, questa procedura comporta dei rischi: il feedback dato sotto la tutela dell’anonimato potrebbe essere ingiusto e distruttivo perché manca la responsabilità sociale. Per saperne di più sui rischi e le opportunità del processo di feedback a 360°, consultate il nostro capitolo “Feedback a 360° spiegato in modo semplice“.
In termini pratici, si deve decidere per quante persone è consentito valutare un gruppo di fornitori di feedback. Grandi gruppi (>5 persone) proteggono l’anonimato dei singoli fornitori di feedback perché il loro feedback viene assorbito dalle masse. Ma cosa fare se un manager, per esempio, guida solo due dipendenti. In questo caso vediamo due opzioni.
- Fusione di due prospettive di feedback: le prospettive dei colleghi e dei dipendenti vengono fuse in modo che nella valutazione non venga fatta un’ulteriore distinzione tra i due gruppi.
- Accordo sulla regola dell’eccezione: questa soluzione richiede che i due collaboratori sappiano in anticipo che il loro feedback può essere valutato in forma anonima solo in misura limitata e che acconsentano esplicitamente a una valutazione dei loro dati senza pressioni sottili. Questo consenso deve essere richiesto dal sistema.
Trattamento dei risultati
I singoli rapporti sui risultati contengono dati personali, che a volte hanno un contenuto dannoso. Per evitare l’elaborazione tattica dei risultati e per mantenere la resistenza dei destinatari del feedback il più basso possibile, vale la pena considerare la possibilità di distribuire i singoli rapporti sui risultati esclusivamente ai rispettivi destinatari del feedback. Se i destinatari del feedback sanno che nessun altro, se non loro stessi, avrà una panoramica dei risultati, ciò non solo rafforza la fiducia e quindi l’accettazione dello strumento, ma anche, secondo la nostra esperienza, la responsabilità personale per lo sviluppo personale.
D’altra parte, anche altri possono aiutare e/o rafforzare la pressione sociale necessaria per rendere più probabili i cambiamenti comportamentali. Di solito sono il manager di linea, il dipartimento delle risorse umane, il consiglio di fabbrica, il coach o altre parti direttamente coinvolte ad avere una panoramica dei risultati. Spesso si scelgono anche varianti in cui, ad esempio, vengono divulgati solo estratti o sintesi dei risultati. Un coach esterno può far capire nel modo più credibile che i risultati vengono utilizzati solo a vantaggio e mai a scapito del destinatario del feedback. In caso di dubbio, quindi, si dovrebbe scegliere solo questa variante.
Tuttavia, una discussione obbligatoria dei risultati con il proprio manager dovrebbe sempre avere luogo. Non è necessario discutere i risultati in dettaglio, ma piuttosto le conclusioni che il destinatario del feedback trae dal feedback a 360°.
Aspetti tecnici della protezione dei dati
Quando si esegue un feedback a 360°, la protezione dei dati diventa molto importante. Oltre ai soggetti interessati e all’azienda, il legislatore attribuisce grande importanza alla sicurezza del trattamento dei dati personali. A tal fine, negli ultimi anni le condizioni quadro sono state rafforzate dal regolamento generale sulla protezione dei dati a livello europeo (RGPD).
Ai sensi dell’art. 32 RGPD, i fornitori sono tenuti ad adottare misure tecniche e organizzative per garantire un livello di protezione adeguato al rischio. CREWS & CAPTAINS GmbH utilizza i dati esclusivamente nell’ambito dell’indagine di feedback a 360°, tratta i dati critici per la sicurezza con parsimonia e cerca di evitare fughe di dati. Regolari “penetration test” da parte di un’azienda specializzata esterna verificano il livello di sicurezza e adattano continuamente il sistema allo stato attuale della tecnica.
Aspetti legali della protezione dei dati
Dal punto di vista giuridico, l’implementazione esterna di un feedback a 360 gradi richiede la stipula di un contratto per l’elaborazione dei dati dell’ordine. Il presente contratto regola come vengono trattati i dati e chi ha quali diritti e doveri. Su richiesta, forniamo ai nostri clienti un contratto finito.
Psicologia della protezione dei dati
Mentre la protezione dei dati tecnici di un feedback a 360° è idealmente realizzata, è purtroppo difficile per tutti i partecipanti al processo di feedback verificarla o valutarla. Soprattutto quando il feedback viene condotto online, i partecipanti non possono stimare ciò che accade in background o quali dati vengono memorizzati. I destinatari del feedback, in particolare, possono avere dei dubbi. Qual è il valore delle promesse su come gestire i risultati se il management decide finalmente di leggere i rapporti sui risultati? Si tratta quindi di una questione di fiducia, cioè di un sentimento soggettivo. Questa fiducia deve essere rafforzata. Ad esempio, facendo “garantire con il proprio nome” le promesse fatte dalle persone interessate. Questo può assumere la forma di una “dichiarazione di fiducia” scritta, ad esempio. Inoltre, se esiste un consiglio di fabbrica, è possibile concludere formalmente un accordo di lavoro con esso.
Per saperne di più, consultate la nostra base di conoscenza
Panoramica degli articoli